電子内容証明で全国対応します
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行政書士・マンション管理士倉口事務所
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電子内容証明
電子内容証明とは?
インターネットで電子内容証明を送りましょう
電子内容証明の作成から提出まで
パソコンで、内容証明を作成しましょう
必要な手続きを済ませましょう
パソコンから送付しましょう。
電子内容証明FAQ
はじめに
FAQ
Q.1 事務所に依頼するメリットって何?
Q.2 東京から遠いんだけど時間はかからないの?(当事務所依頼の場合)
Q.3 表や図は使用できるの
Q.4 電子内容証明は、何枚でも送れるの?
Q.5 差出人の印鑑がなくても大丈夫なの?
Q.6 電子内容証明の利用者登録には、お金がかかるの?
 対応可能地域
■内容証明郵便(クーリングオ
  フを含む)の発送は、「電子内
  容証明で全国対応
」します。

■メール対応により「迅速なサ
  ービス」
を提供します。

■内容証明郵便以外の行政書
  士・マンション管理士の業務
  は、原則として以下の地域に
  対応しています

◇神奈川県内の以下の市町村
≪横浜市、横須賀市、三浦市、
  鎌倉市、逗子市、葉山町≫

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  せは全国対応です。
  ご相談・お問い合せより、
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■当事務所へのアクセスは、
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  クして下さい。
電子内容証明の作成から提出まで
STEP1 パソコンで、内容証明を作成しましょう。
 「STEP1」では、私の体験をもとに、パソコンで内容証明を作成するまでについて、できるだけ簡単にご説明いたします。

 ここでは、電子内容証明を作成する上で、最低限必要な知識についてのみ、限定して書かせていただきます。
 ですので、マニュアルを詳しくお知りになりたい方は、e内容証明サービスのサービス概要をご覧になってください。


■その1 動作環境を確認する。

 まずパソコンとワープロソフトを用意してください。(当たり前ですね。)
ただし、どんなパソコンやワープロソフトでも良いわけではなく、また、必要なOSやメモリー、ブラウザも限定されています。

 「あれ、私のパソコン大丈夫かな?それに、OSって何?ブラウザって?・・・何かやっぱり難しそう・・・」と思われる方、ご心配なさらないで下さい。

 要は、@「Windows」をお使いで、A「インターネット」に接続でき、B「ワード」または、「一太郎」のワープロソフトが、パソコンにインストールされていれば大丈夫だということです。大部分の方は、クリアーできたと思います。(できたはず・・・)

 しかし、ここでお別れになってしまう方が、2ケースあります。
まず、「俺は、Macが好きなんだ」という方。・・・・・残念です。
次に、「Windows xp SP2なんだけど・・・だめ?」・・・・・非常に残念です。

 ここで、特に問題なのは、OSが「Windows xp SP2」だと、電子内容証明を送れないということです。「そんな訳ないじゃん、ほとんどの人はSP2でしょ(怒り)。」 と思われる方が、いっぱいいらっしゃると思いますが・・・
 ごめんなさい。本当なのです。(私が謝る必要はないのですが)
私も最初はそう思い、実際にSP2でチャレンジしてみました。
 その結果は、専用のソフトはダウンロードしてインストールできました。(ここで、「おっ、もしかしたら使えそう。」と期待させます。)
 しかし、実際に送付する段階で、「レビュー(イメージ)を見る」を、選択すると、「仮想プリンタが見つかりません・・・」と、言う冷たいお言葉。
 「仮想プリンタって・・・・」と思いながら、何回もチャレンジするも結局送れず。
 結論として、SP2はだめです・・・少なくとも現時点では。(2006.3.6現在)
私の場合は、強引にSP1に戻して、送付しましたが、その後、パソコンの調子が悪くなったので、あまりお勧めできません。
 早く、SP2対応になってくれるのを、心からお待ちしています。郵政公社様。

※もし、今後SP2が対応された場合、ここは無視してください。

■その2 ワープロの設定をする。
 
 ワープロの設定については、「インターネットで電子内容証明を送りましょう」のところで書きましたので、お忘れになった方は、もう一度ご覧になってください。
 あと、少し付け加えると、使える文字は、「外字はだめ」だということです。
つまり、「KEYボードに記されている文字は大丈夫」だと覚えていただければ、良いと思います。

 もっと確かな方法は、後述するWEB上での印刷プレビューで「文字化けしていなければOK」ということです。目で見て確認するのが一番です。
(私も送るときは、何回も確認します。嫌になるくらい・・)
 あとは、内容証明の文章を実際に作成し、保存しておくことだけです。
これで、送付するまでの、準備の作業は終わりました。
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STEP2 必要な手続きを済ませましょう。
 「STEP2」では、e内容証明サービスホームページで、電子内容証明を送る上での必要な手続きについて、簡単にご説明します。


■その1 ホームページ上で利用者登録をする。


 これは、とても簡単です。まず、e内容証明サービスのホームページへアクセスします。そこで、左側のメニューの「新規登録」をクリックします。そして、説明をざっと読んだ上、迷わず、ページ下部の「クレジットカードでのお支払い」を選択し、クリックして下さい。

 なぜ、迷わず「クレジットカードでのお支払い」を選択するか。
それは、お支払方法としては、他に「料金後納でのお支払い」が、ありますが、こちらを選択すると、料金後納の手続きをしなくてはならず、また、申請から利用できるまでに、数日かかるからです。不便ですよね。

 次に、そこで必要な事項(が付いたものだけで、大丈夫です)を記入し、お好きなパスワードを半角8文字の英数字で入力したあと、最下部の「登録内容の確認へ」を クリックします。すると「登録内容の確認画面」になります。

 これ以降は、登録内容を変えることはできないので、この画面で、しっかり確認しておきましょう。よろしければ「登録」を押してください。これで、ホームページ上での登録作業は完了します。画面には、「登録完了画面」が表示されているはずです。

 しかし、安心するのはまだ早いです。この「登録完了画面」では、先ほど入力した「パスワード」と、「利用者番号」が、表示されていますので、この二つを忘れずにメモしておきましょう。これをなくしてしまうと、後からパスワードの確認等はできず、また、一からやり直さなければならなくなるからです。

 「その1」は、これで全て終わりです。次が最後の作業となります。


■その2 電話で、クレジットカードの情報等を登録する。


 その1が済むと、今度は、※指定の電話番号へ電話し、クレジットカードの情報を通知します。ここでは、電話でのアナウンスどおりに、「お使いの電話番号」と「クレジットカード番号」を、電話機のダイヤルボタンで入力します。口頭で伝えるわけではないので、セキュリティーは万全です。

 じっくり落ち着いてアナウンスを聞けば間違えることはないですが、入力違い等があった場合は、アナウンスどおり再入力すればOKです。すごく簡単なので、とにかく落ち着いて入力してください。「登録が完了しました。」とアナウンスがあれば、全て終了です。
 これで、登録の作業は全て終了しました。お疲れ様でした。

 ※指定の電話番号は、「03−5606−4612」ですが、変更されるかもしれませんので、「登録完了画面」やホームページをご覧になってください。
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STEP3 パソコンから、送付しましょう。
 「STEP1」「STEP2」がすんだ方は、いよいよ、「STEP1」で作成した、ご自分の文章を相手方に送付する手続きです。あと少しなので、頑張ってください。



■その1 専用ソフト(利用者端末ソフト)をダウンロードする。

 電子内容証明を利用するには、e内容証明サービスのホームページから、専用のソフトをダウンロードしてこなければなりません。このソフトは無料なので、ご安心下さい。

 ダウンロードの作業はすごく簡単なのですが、一応記載しておきます。
まず、e内容証明サービスのホームページに行き、左側のメニューの「ログイン(会員様専用)をクリックしてください。このログインには、先ほどメモした、「パスワード」と、「利用者番号」が必要なので、用意しておいてください。

 これらを入力すると「会員専用ページ」という画面になります。ここでは、他に色々な事ができるのですが、一目散にページトップの「ダウンロード」をクリックしてください。
 ここで、お使いのおOSのバージョン及びワードにあったソフトを選択し、画面右横の「ダウンロード」をクリックしてください。

 ウイルス対策ソフトをパソコンにインストールされている方は、セキュリティーの警告画面が出ることと思いますが、気にせず「保存する」を選択し、ご自分のパソコンのお好きな場所(デスクトップが便利です。)にダウンロードしてください。
 マニュアルが欲しい方は、続けてマニュアルのダウンロードをしてください。
 これで、その1は完了です。



■その2 ダウンロードしたソフトをインストールする。

 その1が、無事にすんだ方は、デスクトップに電子レンジのようなものがダウンロードされているされているはずです。これはまだ圧縮されているので、この電子レンジをダブルクリックしてください。すると、保存場所を聞いてきますので、お好きな場所にインストールしてください。これで、インストール作業は終了です。



■その3 専用ソフトを起動する。

 その2のインストール作業が終了すると、「」のマークが現れるはずです。
これをクリックすると専用ソフトが起動しますので、ショートカットを作成して、デスクトップ等に貼り付けておくと便利です。

 よく分からない方は、インストールしたフォルダーを探すと、「」のマークが見つかると思いますので、それをクリックして専用ソフトを起動してください。



■その4 郵便ファイルを作成する。

 専用ソフトを起動すると、シンプルな小さな画面の「スタート画面」が現れます。
ここで、「代表者差出人が入力されていません」と出るので、差出人(あなた)の住所・氏名を入力してしまいましょう。(後で入力したり、変更することもできます)
 郵便番号を入力すればほとんど住所が完成します。さすが郵政公社。

 差出人を入力しなかった方、また、変更したい方は、「スタート画面」の上部の「設定」をクリックし、「設定画面」上部右端の「代表差出人」をクリックし、あなたの住所・名前を入力してください。名前は、2段ある内の下段に入力しますので、気をつけてください。上段に入力するとエラーになります。

 続けて、受取人の入力です。「スタート画面」の郵便ファイル作成をクリックしてください。「郵便ファイル作成画面」に移ります。差出人のところはは、既に代表者差出人の名前(あなたのお名前)が入力されているはずです。

 ここで、画面右端中段の「受取人編集」をクリックし、画面右端の「追加」をさらにクリックすると、受取人の住所・名前の入力画面に移ります。記載の仕方は、差出人のときと同じなので省略します。そして、入力を終え「OK」をクリックすると先ほどの「郵便ファイル作成画面」に戻り、受取人の欄にきちんと入力されているはずです。これで、郵便ファイル入力作業は、ほぼ終了しました。

 最後に「郵便ファイル作成画面」で、郵便オプションを選択することになります。まず、受取人の行の、受取人名が書いてある部分をクリックしてください。すると、右側の郵便オプションの下の「配=配達証明」、「速=速達」「親=親展」が、色づきの選択可能になるはずですので、忘れずにクリックしてください。

 クリックすると、受取人の左側に「」「」「」のマークが出るはずです。もう一度クリックすれば消えます。内容証明は、配達証明にしないと効果が薄れますので、配達証明だけは、しっかり選択しておきましょう。
 ちなみに、「親展」は、受取人だけが受け取るように指定するもので、「親展」にするかどうかは、ご判断にお任せします。

 差出人(あなた)に速達で送付するかどうかは、差出人右側の「差出人謄本の速達」をクリックすることで選択可能です。

 差出人及び受取人の入力作業が終わると、今度は文章の選択です。
郵便ファイル作成画面」右上の「文章選択」をクリックして、あなたが文章を保存したフォルダーまでたどり、、文章ファイルをクリックしてして下さい。

 ここまで作業すると、いつの間にか「郵便ファイル作成画面」下の「次へ」が色づき、選択可能になっていますので、クリックしてください。すると「現在の内容で郵便ファイルを作成しますが、よろしいですか」と聞いてきますので、「OK」をクリックしてください。

 これで、「プレビュー画面」に移ります。ここまでくれば、送付するまで、あと一息です。ここでは、実際に受取人に送られる封筒表紙と、用紙に印刷される文章がイメージで表示されます。初期画面は、封筒表紙の差出人と受取人の住所氏名を見ることができます。続いて、右中段の矢印をクリックすると、文章画面が表示されます。

 これが、実際に相手に送付される文章そのままになりますので、しっかり確認して下さい。規定の枠に入っていない場合は、文章が消え、真っ白になるそうですが、試したことはないので、私は、この画面で固まったように目視確認します。
 良ければ「完了」をクリックしてください。訂正したい場合は、「戻る」をクリックしてください。

 すると、「作成郵便ファイルを送信します。料金は○○○○円です。よろしいですか?」ときいてきますので、よろしければ「OK」をクリックしてください。これで、あなたの作った文章は、e内容証明サービスのホームページに転送されました。
 大変お疲れ様でした。・・・・・・と言いたいのですが、まだ続きがあります。
今度こそ最後ですので、あと一息頑張ってください。



■その5 再び「e内容証明サービス」のホームページで、最後の手続をする。

 その4が終わると自動的にe内容証明サービスのホームページ画面に変わります。ここで、パスワードと利用者番号を入力し、ログインすると最後の確認となります。ここでも文章の最終チェックを行うことができ、訂正もできますが、キャンセルはできなくなりますの、ご注意下さい。
 目視による最終確認が済みますと、後は送信するだけです。送信すると「登録を受け付けました。」と仮受付画面が表示されますので、印字するか保存しておきましょう。
 ここで表示されている書留番号や受付番号は重要となりますので、お忘れなく。

これで今度こそ本当に終了いたしました。お疲れ様でした。
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