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電子内容証明FAQ |
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| Ｑ．１ 事務所に依頼するメリットと内容証明を送付するまでの流れを教えて。 |
  「Ｑ．電子内容証明を送るのは簡単だって言ってるのに、事務所に依頼すると、何かメリットがあるの？また、送付するまでの流れについて教えて。」 |
 Ａ．① まず、ご相談・お問合せより、簡単な経緯をお教え下さい。「家賃を払ってもらえないんだけど・・」、「借金を返してもらえません。」「クーリングオフしたいんだけど、どうしたらいい？」等の簡単な内容で構いません。
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 ②へ |
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② 私の方からご質問のメールをお送りいたしますので、それにご回答の記載をして頂き、メールで送り返して下さい。迅速に対応します。
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| ③へ |
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③ ご送付いただいたメールの内容を検討の上、惜しまずアドバイスをいたします。
ここで、ご解決いただいた方、または私のほうから、「・・・という理由で内容証明を出す必要や効果ははない、と私は思います。」というアドバイスを差し上げた方は、私の事務所としての対応はこちらで終わりです。もちろん料金等は一切頂きません。
逆に、内容証明を出したほうが良い、或いは、出すべきと私が判断したメールに
対しては、その旨連絡します。そして、私の事務所にご依頼いただける方向で、話を進めてよろしいかご確認いたします。
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| ④へ |
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④ ③でご依頼いただける方向に進めさせて頂いた場合は、内容証明を出す上での必要な事項等について、細かく、できるだけ短い文章になるようなご質問メールをこちらから差し上げます。
私は、この時に最大限の能力と注意を払い、ご質問いたします。
もちろんケース・バイ・ケースでその質問は変わります。
単に内容証明を送る上での要件や必要事項を教えて頂くだけでなく、ご依頼の方（あなた）が、どれほどお怒りになられていらっしゃるか、相手に本当は何を求めていらっしゃるか、どれほど急いでいらっしゃるか、（将来的に）訴訟も考えていらっしゃるか、相手方の性格やあなたの性格のパターンは・・・etc．
を、ストレートにではなく、文章の行間から読み取れるような、ご質問をさせて頂きます。
だからといって、長い文章を記載していただくご必要はなく、殆どが選択肢と簡単なコメントで済むようになっていますので、ご安心下さい。
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| ⑤へ |
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⑤ ④でご回答頂いた内容を基に、私の事務所から内容証明を出すべきかどうかの最終判断をいたします。
場合によっては、「弁護士にご依頼したほうが良いと思います。」とか、「もう一度（相手方に）連絡してからでも間に合いますよ。」等メールすることもあります。
これらの場合も、事務所としての対応は、こちらで終わりです。
くどいようですが、もちろん相談料等の料金は、一切発生しません。
ここで、内容証明を出す必要があると最終的に判断した場合は、その旨メールにてお知らせいたしますので、内容証明作成の代行を私に依頼するかどうかの最終判断をお知らせ下さい。報酬についても、あわせて提示いたします。 |
| ⑥へ |
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⑥ ⑤で、ご依頼いただけるメールを頂いた方場合は、できる限り迅速に、内容証明作成に取り掛かります。
すでに、⑤の段階で内容証明の草案は、私の心の中で出来ているので、あとはそれを文章にするだけです。
この時点で、いつ内容証明の草案をお渡しできるか、お知らせします。
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| ⑦へ |
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⑦ 草案が出来ましたら、すぐにその草案をメールに添付し、あなたに送付いたします。
そして、この文章でよろしいかの最終判断をお聞きします。内容証明の作成段階で、表現に迷った場合等は、「この選択肢のうちこちらを選びましたが、これでよろしいですか？」とお伺いすることもあります。よろしければ、ご返信頂きます。
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| ⑧へ |
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⑧ ⑦でご了解を得た場合は、すぐに電子内容証明にて、送付手続きを行います。送付が完了しましたら、続けて、書留番号や受付番号の記載された「仮受付完了」の画面を保存したファイルを、あなたに送付いたします。
その時に、請求書も添付いたしますので、このメールを受け取った旨のメールをご返信下さい。
これで、内容証明の送付は終了いたしました。ご報酬については、メール到達後、7日以内にお振込み下さい。
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| ⑨へ |
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⑨ ⑧が済みますと、私は、「配達完了eメール通知サービス」に相手方とあなたの書留番号を登録いたします。これで、その後の郵便の送付状況が、自動にてメールで送信されます。また、リアルタイムでこれを知ることも郵便追跡サービスから出来ます。
これ以降の処理については、ケース・バイ・ケースですので、省略します。
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上記の読んでいただければ、内容証明送信までの当事務所の流れと、当事務所をご利用いただいた場合のメリットがお分かりいただけたと思います。
私は、納得せずにものを売りつけられたり、契約させられたりするのは嫌いなので、お客様に対しても、決して内容証明を送るように導いたりしませんし、相談料を頂いたりすることも、もちろんありません。
もちろん人間ですので、ご相談のみで終わってしまった場合は、かなりテンションが下がりますが・・・・結構慣れました。
「ひとりＮＰＯ法人」と勝手に思わせて頂いています。
私たち行政書士は、弁護士のようにご依頼の方に代わって、訴訟を行ったりという代理権は持ち合わせていません。ですがその分、内容証明を作成する上で、私の出来る限りの洞察力や知識をフル回転させ、ご依頼の方の気持ちを代弁し、かつ、万が一訴訟になった場合に効果的な内容証明になるように、細心の注意と努力を注いでいます。少なくとも、私はそうしています。
もちろん、内容証明だけで、問題が解決することが、私の一番の願いでありますし、色々なパターンの作戦も、上記の条件を満たした上で、用意しています。
最後に、「たかが内容証明、されど内容証明」で、締めさせていただきます。
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| Ｑ．２東京から遠いんで、時間がかかりそう・・(当事務所依頼の場合） |
| 「Ｑ．東京近郊ではなく、事務所から遠いんで、相手方に送付するのに時間がかかりそうな気がしますが、大丈夫ですか？」 |
「Ａ．大丈夫です。東京中央郵便局はとても処理が早く、翌日には、受取人の住所を管轄する郵便局に送付されている場合が、多いです。
内容証明は、全ての郵便局から送付できるわけではないので、場所によっては、郵便局まで行く時間を考えると、地元の郵便局から送付するより、早く送達されるケースも少なくありません。 |
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| Ｑ．３ 電子内容証明では、表や図は、使用できるの？ |
| 「Ｑ．電子内容証明になって、ワードの指定範囲内なら、良いって書いてあったけど、表や図は入れてもいいの？」 |
| 「Ａ．表や図は使用できません。また、文字の装飾も太字・斜体のみ可能です。これは、内容証明も同じ規定です。」 |
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| Ｑ．４ 電子内容証明は、何枚でも送れるの？ |
| 「Ｑ．電子内容証明も、内容証明のように枚数の制限はないの？」 |
| 「Ａ．あります。電子内容証明は、最大5枚までと決まっています。ただし、電子内容証明の作成から提出で書いたように、１枚分で、従来の約３枚分程記述できるようになったので、５枚も使うことは、まずないと思います。。」 |
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| Ｑ．5 差出人(自分)の印鑑がなくても大丈夫なの？ |
| 「Ｑ． 内容証明には、差出人の名前の所に印鑑を押すと聞いたことかあるけど、電子内容証明は、押せないけど、大丈夫なの？効果に違いはないの？」 |
| 「Ａ． 確かに、（通常の）内容証明には、差出人の横に印鑑(実印等）を押してある場合がほとんどだと思います。しかし、これには法的根拠はなく、差出人の住所・氏名さえ記載されていれば、差出人として有効です。ただ、日本では昔から印鑑が押してある場合は、重要というイメージが残っているので、その名残なのかもしれません。ともかく、効果の違いは、電子内容証明に関しては、全くありません。」 |
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| Ｑ．６ 電子内容証明の利用者登録には、お金がかかるの？ |
| 「Ｑ． 電子内容証明を利用するには、登録しなければいけないと書いてあったけど、登録料は取られるの？」 |
| 「Ａ．登録等、電子内容証明を利用するに関し、お金は一切かかりません。かかるのは、報酬額表に記載されている郵便料金だけです。通常の内容証明の利用料金より、約200円ほど料金は高いですが、封筒代がかからないこと、また、その便利さから、とってもお得であるのは、間違いないと思います。」 |
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